Arşiv İmha

Arşiv İmha: İmhasına karar verilen malzeme için, DAGM tarafından standart olarak hazırlanıp kurumların hizmetine sunulan “Saklanmasına Lüzum Görülmeyen Belgelere İlişkin İmha Listesi”nin komisyonlarca düzenlenmesi yani doldurulması gerekir. Konusu veya cinsi ne olursa olsun hiçbir malzeme imha listesi tutulmadan imha edilemez.İki nüsha olarak hazırlanan İmha listelerinin her sayfasına komisyon başkan ve üyelerinin ismi açılarak her sayfanın komisyon üyeleri tarafından imzalanması sağlanmıştır. Komisyon üyelerinin listeleri doldururken dikkat etmeleri gereken en önemli husus imhaya ayrılan malzemenin konusunun açık, anlaşılır, yoruma meydan vermeyecek, iç yazışma veya dış yazışma gibi geneli ifade etmeyecek, şekilde listenin “Konusu” kısmına yazılmasıdır.Listesi hazırlanan malzeme gelişigüzel atılmayıp, kolayca erişilebilir, birimi ve konusu dikkate alınarak düzenli bir şekilde saklanması gerekir. Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı incelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilir. Uygunluk Görüşü: Yönetmeliğin 38 inci maddesi imha listelerinin kesinlik kazanması hükmünü getirmiştir. ” Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.” hükmü ile kurum arşivlerince DAGM’ne resmi yazı ile Uygunluk Görüşüne sunulur. Gönderilen imha listeleri ilgili personel tarafından incelenerek içerisinde arşiv malzemesi bulunup bulunmadığına bakılır. Arşiv malzemesi hüviyetini taşıyan herhangi bir kayda rastlanmaz ise her sayfası DAGM tarafından görülmüştür mührü basılıp imzalanarak, resmi yazı ekinde iki nüshası da kuruma gönderilir. Uygunluk Görüşü verilen listeler kurumun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanmış olur. Listelerin bir nüshası kurum arşivinde diğer nüshası ise birim arşivinde olmak üzere 10 yıl süre ile saklanır. Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır.”hükmü ile imha listeleri DAGM’ne gönderilmeyip, kendi kurum arşivlerine diğer bir deyişle merkez teşkilatı arşiv birimlerine gönderilir. İmha Listeleri Kurum arşivi personeli tarafından incelenip onay verildikten sonra Taşra teşkilatında bölge müdürü, il müdürü, işletme müdürü vb. kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha Şekli: Yönetmeliğin 39 uncu maddesi “İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.”hükmünü taşımaktadır. İmhası kesinlik kazanan malzeme, Başbakanlıkça devralınan Genel Müdürlüğümüze bağlı Ergazi Atık Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Ünitesine gönderilerek imhası gerçekleştirilebilir. Ancak, gönderilme imkanı yok ise söz konusu evrak, başkaları tarafından görülüp okunamayacak şekilde kıyılmak koşuluyla satılabildiği gibi, kamuya yararlı dernek veya vakıflara hibe edilebilecektir.